一、系統概述

資料檔案管理系統通過建立統一的標準，規范整個資料檔案管理，包括規范各業務系統的文件管理;構建完整的資料檔案資源信息共享服務平臺，支持資料檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發布等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。資料檔案管理系統，為企事業單位的資料檔案現代化管理，提供完整的解決方案，資料檔案管理系統可以自成系統，為用戶提供完整的資料檔案管理和網絡查詢功能，形成更加完善的現代化信息管理網絡。

二、市場分析

隨著企事業單位的各種信息資料檔案數量逐日增多，資料檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹。而傳統的資料檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使目前傳統的資料檔案管理已經不能滿足企事業單位的實際需要，主要體現在下面幾個方面：

1. 電子或紙質資料檔案越來越多，而且分散；

2. 資料檔案檢索效率低；

3. 歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；

4. 紙質資料檔案容易損壞、丟失、泄密；

5. 電子和紙質資料檔案的管理，難以兼顧；

6. 資料檔案管理的權限設置不合理；

7. 資料檔案管理日志不完整，記錄難追溯；

8. 資料檔案管理制度執行力度不夠。

綜上所述資料檔案管理的解決方案：

1. 建立電子資料檔案庫，紙質資料檔案數字化，集中統一管理；

2. 多種途徑在線檢索資料檔案；

3. 建立電子化的歸檔、借閱等資料檔案標準管理流程；

4. 細粒度的權限控制體系，多重安全防護措施；

5. 提供各種統計報表，有效監控、評估資料檔案管理工作。

三、產品特點

1.數字化辦公

是以信息的輸入、處理、輸出三大步的處理手段信息化。具體指采用掃描儀把書面信息直接輸入到計算機，無須重新錄入。然后通過網絡技術以電子化方式發送至任何需要該信息的地方，最后通過打印機輸出信息，達到信息共享的目的。

2.無紙化管理

無紙化管理是提高工作效率的良好途徑，可以促進企業管理質量的提高，降低成本并且同時提高工作效率。實現權責可追、智能搜索，代表著企業具備現代化管理標志。

3.紙質版與電子版共存

紙介質包括所有財務憑證賬簿，經濟合同傳真件等經營資料，人事檔案、通知、規章制度等辦公資料，技術部的圖紙、代碼技術資料等。電子介質包括：電子文檔、圖紙、源代碼等。從信息安全的角度來看，紙質資料檔案和電子資料檔案的共存將長時間持續下去。從資料檔案管理和使用的角度來看，各種有價值的資料檔案內容被記錄和存檔目的就是促進資料檔案資源的共享。因此，資料檔案管理人員必須做好電子資料檔案管理工作，做好電子資料檔案和紙質資料檔案同步的管理工作，加快紙質資料檔案掃描轉換過程，逐漸將紙質資料檔案轉變為電子資料檔案。

四、系統功能描述

資料檔案管理系統使用范圍包括：財務資料檔案、人事資料檔案、經營資料檔案、合同資料檔案、技術資料檔案（圖紙及文件）等，為企事業單位的現代化管理提供解決方案，為用戶提供完整的資料檔案管理和查詢功能。主要功能包括：資料檔案管理、借閱資料檔案、資料檔案審核、資料檔案歸還、系統管理、報表查詢六大功能。